компании АО «ЮНИОН БРОКЕРС»
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Назначение Политики и сфера ее действия1.1.1. Настоящий документ (далее – Политика) определяет политику Акционерного общества «ЮНИОН БРОКЕРС» (далее – Оператор, Общество) в отношении обработки персональных данных.
1.1.2. Политика разработана во исполнение требований пункта 2 части 1 статьи 18.1 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» (далее – Закон о персональных данных).
1.1.3. Действие настоящей Политики распространяется на все операции, совершаемые Оператором с персональными данными с использованием средств автоматизации или без их использования.
1.1.4. Настоящий документ является общедоступным и подлежит размещению на официальном сайте Оператора в сети Интернет.
1.2. Основные термины и определения
В настоящей Политике используются следующие основные понятия:
· персональные данные – любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных);
· оператор – юридическое лицо, самостоятельно или совместно с другими лицами организующее и (или) осуществляющее обработку персональных данных, а также определяющее цели обработки персональных данных, состав персональных данных, подлежащих обработке, действия (операции), совершаемые с персональными данными;
· обработка персональных данных – любое действие (операция) или совокупность действий (операций), совершаемых с использованием средств автоматизации или без использования таких средств с персональными данными, включая сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных;
· автоматизированная обработка персональных данных – обработка персональных данных с помощью средств вычислительной техники;
· распространение персональных данных – действия, направленные на раскрытие персональных данных неопределенному кругу лиц;
· предоставление персональных данных – действия, направленные на раскрытие персональных данных определенному лицу или определенному кругу лиц;
· блокирование персональных данных – временное прекращение обработки персональных данных (за исключением случаев, если обработка необходима для уточнения персональных данных);
· уничтожение персональных данных – действия, в результате которых становится невозможным восстановить содержание персональных данных в информационной системе персональных данных и (или) в результате которых уничтожаются материальные носители персональных данных;
· обезличивание персональных данных – действия, в результате которых становится невозможным без использования дополнительной информации определить принадлежность персональных данных конкретному субъекту персональных данных;
· трансграничная передача персональных данных – передача персональных данных на территорию иностранного государства;
· информационная система персональных данных – совокупность содержащихся в базах данных персональных данных и обеспечивающих их обработку информационных технологий и технических средств.
1.3. Категории субъектов персональных данных
Настоящая Политика определяет политику Оператора в отношении обработки данных следующих категорий субъектов:
· физические лица – клиенты (владельцы недвижимости, потенциальные покупатели или арендаторы недвижимости);
· представители (работники) юридических лиц – контрагентов Оператора;
· работники (сотрудники) АО «ЮНИОН БРОКЕРС»;
· кандидаты на работу в организации Оператора;
· посетители сайта Оператора.
1.4. Основные права и обязанности Оператора
1.4.1. Оператор имеет право:
· обрабатывать персональные данные в установленном законодательством порядке;
· определять состав и перечень мер, необходимых и достаточных для обеспечения выполнения обязанностей, предусмотренных Законом о персональных данных;
· поручать обработку персональных данных другому лицу с согласия субъекта персональных данных, если иное не предусмотрено федеральным законом.
1.4.2. Оператор обязан:
· обрабатывать персональные данные в порядке, установленном действующим законодательством Российской Федерации;
· рассматривать обращения субъекта персональных данных по вопросам обработки персональных данных и давать мотивированные ответы;
· предоставлять субъекту персональных данных возможность безвозмездного доступа к его персональным данным;
· принимать меры по уточнению, уничтожению персональных данных в связи с законными и обоснованными требованиями субъекта;
· организовать защиту персональных данных в соответствии с требованиями законодательства;
· опубликовать настоящую Политику в свободном доступе.
1.5. Основные права субъектов
1.5.1. Субъекты персональных данных имеют право:
· на получение информации, касающейся обработки их персональных данных;
· на доступ к своим персональным данным, включая право на получение копии любой записи, содержащей их персональные данные;
· на уточнение своих персональных данных, их блокирование или уничтожение в случаях, если персональные данные являются неполными, устаревшими, неточными, незаконно полученными или не являются необходимыми для заявленной цели обработки;
· на отзыв согласия на обработку персональных данных;
· на обжалование действий или бездействия Оператора в Роскомнадзор или в судебном порядке.
1.5.2. Субъекты персональных данных обязаны:
· предоставлять Оператору только достоверные данные о себе;
· своевременно уведомлять Оператора об изменении своих персональных данных.
2. ЦЕЛИ ОБРАБОТКИ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ
Оператор осуществляет обработку персональных данных в следующих законных, конкретных и заранее определенных целях:2.1. Поиск потенциальных покупателей или арендаторов недвижимого имущества – обработка данных физических лиц, обратившихся для получения услуг по поиску объектов недвижимости.
2.2. Заключение и исполнение гражданско-правовых договоров – обработка данных, необходимая для заключения и исполнения договоров с клиентами и контрагентами.
2.3. Ведение кадровой работы и организация учета работников Компании, регулирование трудовых и иных непосредственно связанных с ними отношений, в том числе:
· реестровое зачисление денежных средств, осуществление иных выплат, удержаний;
· прохождение обучений по охране труда, иных обязательных обучений, получение дополнительного образования и повышение квалификации;
· осуществление командировок;
· обеспечение личной безопасности и сохранности имущества, организация пропускного режима, обеспечение доступа на территорию Общества и в рабочие помещения (офисы);
· контроль количества и качества выполняемой работы, контроль трудовой дисциплины;
· выполнение установленных законом обязанностей Общества как работодателя.
2.4. Привлечение и отбор кандидатов на работу в Компанию – обработка данных соискателей для оценки их соответствия вакантным должностям.
2.5. Формирование статистической отчетности – обработка данных для составления обязательной и внутренней статистической отчетности.
2.6. Осуществление хозяйственной деятельности – обработка данных для обеспечения непрерывности бизнес-процессов и управления внутренними ресурсами.
2.7. Информирование клиентов (маркетинговые цели) – направление информации об объектах недвижимости и условиях сотрудничества (только при отдельном согласии).
2.8. Обеспечение работы сайта – анализ технического состояния сайта, обеспечение его стабильной работы, защита от злоумышленных действий.
2.9. Осуществление иных функций, полномочий и обязанностей, возложенных на Оператора законом.
3. ПРАВОВЫЕ ОСНОВАНИЯ ОБРАБОТКИ
Правовыми основаниями (в соответствии с частью 1 статьи 6 Федерального закона № 152-ФЗ) для каждой цели являются:Цель обработки | Правовое основание (ч. 1 ст. 6 152-ФЗ) |
Поиск покупателей/арендаторов | п. 1 – согласие субъекта |
Заключение гражданско-правовых договоров | п. 5 – исполнение договора |
Ведение кадровой работы / трудовые отношения | п. 2 – исполнение трудового договора |
Привлечение и отбор кандидатов | п. 1 – согласие субъекта (соискателя) |
Формирование статистической отчетности | п. 3 – исполнение обязанностей, предусмотренных федеральным законом (ТК РФ, закон о бухучете) |
Осуществление хозяйственной деятельности | п. 2 (трудовой договор) и п. 5 (исполнение иных договоров) |
Информирование (маркетинг) | п. 1 – отдельное согласие субъекта |
Обеспечение работы сайта | п. 1 – согласие субъекта (получаемое при посещении сайта) |
Иные функции, возложенные законом | п. 3 – исполнение обязанностей, установленных федеральным законом |
4. СОСТАВ И КАТЕГОРИИ ОБРАБАТЫВАЕМЫХ ДАННЫХ
Цель обработки | Категории субъектов | Состав обрабатываемых данных |
Поиск клиентов, заключение договоров, информирование | Физические лица (клиенты), представители юр. лиц | Фамилия, имя, отчество; контактный телефон; адрес электронной почты; должность; данные доверенности (при наличии); иные данные, добровольно предоставленные для оказания услуг |
Ведение кадровой работы, регулирование трудовых отношений, хоз. деятельность, статистика, исполнение закона | Работники Оператора | Полный перечень: - Фамилия, имя, отчество (последнее при наличии); - Дата и место рождения; гражданство; пол; - Адрес регистрации и фактического проживания; - Номера телефонов (домашний, мобильный, рабочий); адрес электронной почты; - Паспортные данные (серия, номер, дата выдачи, орган, код подразделения); - СНИЛС; ИНН; - Сведения об образовании (серия/номер документа, дата выдачи, учреждение, даты поступления/окончания, форма обучения, факультет, специальность, квалификация, ученые степени, повышение квалификации); - Владение иностранными языками; - Сведения о трудовой деятельности (дата назначения, увольнения, должность, подразделение); - Сведения о начислении денежных средств; реквизиты банковского счета; - Информация о составных частях зарплаты, выплатах и удержаниях; - Данные военного билета (серия, номер, дата выдачи, кем выдан, отношение к службе, дата/место прохождения, годность, участие в боевых действиях); - Семейное положение и состав семьи; - Данные формы Т2 (табельный номер, воинский учет, оклад, аттестация, переподготовка, награды, отпуска, соц. льготы); - Данные больничных листов (номер, даты открытия/закрытия); - Данные о возможности/невозможности работы в конкретных условиях труда; - Сведения по результатам медицинских осмотров; - Биометрические ПДн, не используемые для установления личности (фотографии и видеоизображения) |
Привлечение и отбор кандидатов | Кандидаты на работу | ФИО; контактные данные; данные об образовании и опыте работы (из резюме); иные данные, предоставленные соискателем с его согласия |
Обеспечение работы сайта | Посетители сайта | IP-адрес; тип и версия операционной системы и браузера; время доступа; URL-адрес перехода (referrer). Веб-аналитика (Яндекс.Метрика, Google Analytics и аналоги) и файлы cookie не используются, сбор ограничен только техническими данными, необходимыми для обеспечения работоспособности сайта и защиты от атак |
5. СРОКИ ОБРАБОТКИ И ХРАНЕНИЯ, ПОРЯДОК УНИЧТОЖЕНИЯ
5.1. Сроки обработки и храненияЦель обработки | Срок хранения |
Поиск клиентов, исполнение гражданско-правовых договоров | В течение срока действия договора и 3 лет после его прекращения (срок исковой давности), если иное не установлено договором |
Ведение кадровой работы, трудовые отношения, хоз. деятельность, статистика | В течение сроков, установленных трудовым законодательством и законодательством об архивном деле РФ (в том числе: приказы по личному составу – 50/75 лет; лицевые счета – 50/75 лет; документы об образовании – постоянно/до востребования). Более короткие сроки устанавливаются для больничных листов и данных медосмотров (в соответствии с номенклатурой дел Оператора) |
Привлечение и отбор кандидатов | В течение 30 дней с момента принятия решения по итогам рассмотрения резюме, если соискатель не был принят на работу (если иное не установлено согласием) |
Информирование (маркетинг) | До момента отзыва согласия, но не более срока, указанного в согласии |
Обеспечение работы сайта | Не более 1 года с момента последнего посещения (технические журналы сервера могут храниться до 1 года) |
Исполнение требований законодательства | В соответствии со сроками, установленными соответствующим федеральным законом |
5.2.1. По достижении целей обработки или при отзыве согласия (если нет иных законных оснований) Оператор прекращает обработку и уничтожает данные в срок, не превышающий 30 дней с даты наступления соответствующего основания.
5.2.2. Уничтожение осуществляется способом, гарантирующим невозможность восстановления (бумажные носители – шредирование/сожжение; электронные – затирание/стирание). Факт уничтожения оформляется актом (в соответствии с приказом Роскомнадзора № 179).
6. ПОРЯДОК И УСЛОВИЯ ОБРАБОТКИ
6.1. Обработка ограничивается достижением конкретных, заранее определенных и законных целей. Содержание и объем данных соответствуют целям и не являются избыточными.6.2. Способы обработки: смешанные (с использованием средств автоматизации и без их использования).
6.3. Локализация баз данных: запись, накопление, хранение персональных данных граждан РФ осуществляется с использованием баз данных, находящихся на территории Российской Федерации.
6.4. Обработка осуществляется на основе информированного, конкретного, предметного и сознательного согласия (с 01.09.2025 — с соблюдением обновленных требований к содержанию согласия). Для маркетинга требуется отдельное согласие. Согласие на обработку технических данных посетителей сайта считается полученным при продолжении работы на сайте и может быть отозвано в любой момент.
6.5. Передача данных третьим лицам не осуществляется, за исключением случаев, прямо предусмотренных федеральными законами (по запросу уполномоченных государственных органов, в судебные органы и т.п.).
7. МЕРЫ ПО ОБЕСПЕЧЕНИЮ БЕЗОПАСНОСТИ
Оператор принимает необходимые и достаточные меры (правовые, организационные, технические) для защиты персональных данных, в том числе:7.1. Организационные меры:
· назначение лица, ответственного за организацию обработки ПДн;
· издание локальных актов;
· ознакомление работников с законодательством и внутренними документами;
· осуществление внутреннего контроля соответствия обработки требованиям закона;
· установление правил доступа к данным (разграничение прав доступа сотрудников к информационным системам);
· регистрация и учет всех действий с ПДн в информационных системах.
7.2. Технические меры (в соответствии с уровнем защищенности ИСПДн):
· применение средств антивирусной защиты;
· применение межсетевого экранирования;
· обнаружение фактов несанкционированного доступа и принятие мер реагирования;
· восстановление данных, модифицированных или уничтоженных вследствие НСД;
· регулярное резервное копирование баз данных;
· контроль за физической сохранностью носителей информации (сейфы).
7.3. Оценка вреда: Оператор проводит оценку вреда, который может быть причинен субъектам при нарушении закона, и соотносит его с принимаемыми мерами защиты.
8. ВЗАИМОДЕЙСТВИЕ С СУБЪЕКТАМИ
8.1. Порядок реализации прав субъектов8.1.1. Субъект (или его законный представитель) направляет запрос в письменной форме или в форме электронного документа.
8.1.2. Запрос должен содержать: номер документа, удостоверяющего личность; дату выдачи и орган, выдавший документ; сведения, подтверждающие участие в отношениях с Оператором; подпись.
8.1.3. Запрос направляется:
·по почте: 125124, Город Москва, Улица 3-я Ямского Поля, Д. 18, этаж 9 помещ. X, ком. 20;
· по электронной почте:hello@unionbrokers.ru.
8.1.4. Ответ направляется в течение 10 рабочих дней с даты получения запроса, если иной срок не установлен Законом о защите персональных данных.
8.2. Порядок уточнения, блокирования и удаления
· При подтверждении неточности данных Оператор уточняет их в течение 7 рабочих дней.
· При выявлении неправомерной обработки Оператор прекращает обработку в течение 3 рабочих дней.
· При отзыве согласия Оператор прекращает обработку и уничтожает данные в течение 30 дней (если иное не предусмотрено законом, например, обязанность хранить данные по ТК РФ или для налогового учета).
9. РАБОТА С ТРЕТЬИМИ ЛИЦАМИ И ТРАНСГРАНИЧНАЯ ПЕРЕДАЧА
9.1. Передача третьим лицам9.1.1. Оператор не поручает обработку персональных данных третьим лицам (аутсорсинговым компаниям, подрядчикам).
9.1.2. Предоставление персональных данных осуществляется только в случаях, прямо установленных федеральными законами (например, в налоговые органы, Пенсионный фонд, Фонд социального страхования, суды, правоохранительные органы по их законным запросам).
9.2. Трансграничная передача
9.2.1. Трансграничная передача персональных данных не осуществляется.
10. ЗАКЛЮЧИТЕЛЬНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ
10.1. Политика является внутренним документом, обязательным для всех работников Оператора, участвующих в обработке ПДн.10.2. Политика утверждается приказом Генерального директора АО «ЮНИОН БРОКЕРС».
10.3. Политика размещается в свободном доступе на официальном сайте Общества по адресу: https://unionbrokers.ru/.
10.4. Оператор имеет право вносить изменения в настоящую Политику. При внесении изменений в актуальной редакции указывается дата последнего обновления. Новая редакция Политики вступает в силу с момента ее размещения на Сайте, если иное не предусмотрено новой редакцией Политики.
10.5. Все отношения, касающиеся обработки персональных данных, не получившие отражения в настоящей Политике, регулируются согласно положениям законодательства РФ.